≪経理改善委員会≫ 改善の５ステップ
STEP2 会計ソフトで自計化しましょう！
会計ソフトを選んだ後は、
経理業務に活かすように、トコトン使いましょう。
最初は勘定科目の設定や、期首の残高の入力が必要となるので
めんどくさいと感じるかもしれません。
しかしここをクリアすれば、
経理業務の省力化は実現したも同然です。
時間的に一番省力化が可能なのは、
伝票から仕訳帳そして元帳へという一連の転記処理でしょう。
会計ソフトを使えば、伝票入力だけで自動転記されます。
またせっかくパソコン会計ソフトを導入したのなら、
不要な伝票や帳票類を整理しましょう。
先ほどの仕訳帳や元帳は自動転記で作成されますので、
必要に応じてパソコンから出力すれば充分でしょう。
伝票や帳簿の見直しも入力プロセスとの関連で必要となるかもしれません。
ぜひチャレンジしてみてください。
経理という仕事は、従来
伝票起票して仕訳帳転記そしてさらに元帳に転記する、といったものでした。
いま、パソコン会計ソフトの導入で、
そうした経理の仕事が変質しようとしています。
起票から転記に代えて、パソコン入力が主となり、
またさらにパソコンの特性を活かすように、
伝票自体を起票しないという方法も数多くの企業で試されています。
これから書いているのは、
最小限の手間でパソコンに入力する方法です。
企業によってはそのまま使えるケースもあります。
ぜひご一考ください。
STEP 2-1 不要な伝票をなくしてしまう。
入金伝票や出金伝票、預金出納帳は領収書や預金通帳を転記して作ることが多いと思います。この部分はちょっとした工夫で省力化できます。
ぜひお試しください。
1 領収書綴りを作る
現金払いの領収書を日付順にスクラップブックに貼る
余白に勘定科目を記入するか,または勘定科目印を押す
2 簡易版預金出納帳の作る
すべての預金通帳、当座照合票をコピーする
余白に勘定科目を記入するか,または勘定科目印を押す
3 請求書、納品書綴りを作る
請求書、納品書を月別、仕入先別または得意先別に整理する。
STEP 2-2 伝票を使わずに入力する。
ステップ１で作成した領収書綴りや簡易版預金出納帳を利用して、パソコン会計ソフトに入力していきます。
1 入力作業（現金出納帳形式）
ステップ１の領収書綴りのスクラップブックを使って
現金出納帳形式で会計ソフトに入力
2 入力作業（預金出納帳）
ステップ１の簡易版現金出納帳を使って
預金出納帳形式で会計ソフトに入力
3 買掛金台帳の作成=仕入管理
ステップ１の請求書、納品慮綴りを使って
買掛金台帳形式で仕入先ごとに補助科目を設定し、入力します。
仕入管理を行う。
4 売掛金台帳の作成=販売管理
ステップ１の請求書、納品慮綴りを使って
売掛金台帳形式で得意先ごとに補助科目を設定し、入力します。
入金管理を行う。
5 定型仕訳の入力
給与支払、総合振込などの定型仕訳を入力
会計ソフトの仕訳辞書機能を活用
弥生会計は仕訳アドバイザーのヘルプ機能を利用可
STEP 2-3 便利な帳票で数字を把握
手書きでは時間がかかる。
会計事務所に任せていてもなかなかできない。
しかしパソコン会計ソフトならワンタッチですぐ出力できます。
管理上欠かせない帳票類を利用して、
数字で経営を把握しましょう。
１ 月次試算表
月次決算の元となる資料です。
経営計画と予算実績を対比し、目標の達成度をみる。
問題点の早期発見に役立つ。
２ 推移表
損益項目の月次合計を一覧表示したもの。
経費などの固定費の異常値を見つけやすい。
３ 資金繰り表
資金繰り表も予算実績を対比し作成することにより、
資金繰り予算の達成度を検討する。
４ 部門別月次損益
部門別に月次損益を作成することで、
利益貢献度を把握し、人事考課に役立てる。
